隨著現在的企業規模越來越大，文件也越來越多，所以在文件管理上也就有很大的困難，而在使用文件管理系統的時候，也就能更好的實現這一點。首先這種管理是通過云端꧃來進行完成的，需要說明一點，單個電腦已經難以滿足企業文件的管理要求了，也只有使用這種云端服務才能更好的適應，因為它是通過系統服務商的云端服務器來進行完成的。
雖然電子文件不像紙質文件那樣大，但是也需要有空間占有的，所以在企業的海量文件之下，傳統的電腦已經儲存不下了。而在文件管理系統之下就能實🍸現，因為這種系統是云端服務器，其實企業的文件是儲存到服務商的服務器上了，因為服務商的服務器很大，也就不用擔心海量的文件會把電腦占滿，其實，用戶在使用中也就只是下載了一個云端服務器的用戶端。
當然，現在的文件管理系統服務商并不是只有一家，所以也就會🎉讓它的服務上有很大的差異，有些小型的系統服務商仍然難以滿足海量文件管理的要求，因為他們的服務器沒有多大，再加上用戶數量的增加，也就會出現儲存不下的問題，而且企業使用這種系統并不只是為了儲存，也要進行管理，不同的系統服務商也會有管理上的差異，有些管理上十分方便，也有的就在管理上就更為麻煩。
就拿文件索引來說，有很多小型的文件管理系統服務商也就沒有滿足，因為有大量的文件，企業需要對哪一個文件進行管理之時，首先就需要找到，而在索引上有很多服務商💞是沒有技術的，這樣也就為用戶的使用帶來了很大的麻煩，但是真正的高實力系統服務商，能利用不同的條件來進行索引，能讓企業在最短的時間內找到自己要的文件，不只是通過文件名來找到，還能通過文件內容及其他的屬性來進行羅列，所以⛦要選擇這樣的系統服務商，要對服務商的實力進行全方面的考查。
