企業文件數量龐大，單靠人工管理很容易出錯。管理不善很容易在調取資料的時候查找不到，這類文件就會被徹底塵封。電子文件管理系統解決企業文件管理中遇到的各種問題，合適的管理系統不僅幫助企業管☂理好文件，還能防止文件丟失或者被惡意篡改。
選擇電子文件管理系統之前，先要知道如何管理文件。當文件數量比較多的時候，要將它們分門別類。同類的文件放到一個文件夾中，重要的文件要上鎖𓃲，常用的文件標注好放在顯眼的位置等。管理文件理論上技術含量不高，但是需要管理者有很大的耐心。任何細節上的錯誤，都可能導致文件使用率下降。管理文件包括這些步驟：收集、編輯、存檔、統計、再利用。哪個環節出了問題，都會導致后續使用遇到障礙。選擇的電子文件管理系統應該能確保每個環節順利進行，而且還能有效率地完成任務。常見的電子文件管理系統其實就是一個個的網盤，這里可以存儲文件，可以調用文件，但是只是具有存儲功能的網盤似乎不能滿足人們管理文件的需求。
企業發展需要有合理的文件管理系統，除了將文件放置到安全區域之外，還要隨時能檢索到它們、使用它們。這樣才能展現出文件該有的價值。在選擇電子文件管理系統的時候，先分析自己的需求，了解文件的類型。文件管理系統若能支持各類文件的傳輸和使用，那就太好了。在文件管理的過程中，企業往往想要實現非常多的功能，比如在線預覽、共享、下載、編輯等。既然已✱經確定了目標，就沿著這個方面進行選擇。不是功能多的文件管理系統就適合自己，功能明確、操作簡單、頁面干凈的管理系統具有更多優勢。在接受服務的時候，一定得清楚該服務的價格。不能盲目選擇文件管理系統，它將是自己今后頻繁接觸的工具，要有合理的開支預算，要突出文件管理ꦰ系統的性價比。
