學生寫畢業論文，公司編輯公文都需要整理一些文件。電腦中雖然可以創建多級別文件夾，但是在處理這些文件夾的時候會遇到各種麻煩。尤其在創建文件的時候，每次都需要重新編輯，參考模板需要復制才能使用。公文管理系統中存儲的模板則可以下載后直接使用，無需刪掉原公文中填充的內容。公司進行公文管理的時候，既要保證公文信息完整無誤，還得保證它們的安全性。用公文管理系統，可以實現在線預覽和編輯，還🅠支持多多格式上傳與無限量下載。
先說公文管理系統的在線預覽功能。很多時候，人們想要查找某個公文的時候，只記得其中的關鍵詞，忘掉它原本的文件名。使用這個關鍵詞，或者零星記憶的信息檢索公文，可以很快找到它的位置。位置找到了，但是重名的文件還是很多，不能輕易將所有文件都下載下來，可以采取先在線預覽再選擇下載的辦法。有的時候只是查找某個公文中的某段內容，沒有下載使用的必要，那就在線♛預覽。如果公文中有內容出現錯誤，那就使用公文管理軟件的在線編輯功能。公文管理系統還能為公文設置權限。
既然是公司的公文，自然不是所有人都有權限使用。管理員可以設置不同角色的權限，大家在各自的范圍內應用文檔，互不干擾。公文管理系統還支持隨時下載和更新文件。如果公文有升級版，那就可以用新的公文取代舊的公文，實現文檔的更新。在管理首頁中可以直觀了解到用戶信息和文件數據。可以在公文管理系統中設置不限次數下載文檔。遇到公司比較大，成員比較多，需要下發通知的時候，就可ꦛ以開啟文檔的下載權限。用戶登錄自己的賬號之后，就可以看到這個通知，然后在自己方便的時候下載下來。這個管理系統本身不占什么內存，而其中的文件又是在線存儲，也不占用設備꧑的內容，是公司管理公司的利器。
