任何一個公司都會使用文檔，尤其是一個創建時間比較長的公司，所擁有的文檔亦是數不勝數。對大量的文檔進行管理存在很多弊端，要么就是因為時間過長，經手人過多，在交接的過程中導致文檔的流失，要么就是因為電腦內存的原因導致文檔不可修復等等。這些都會導致文檔的丟失。一家公司從長遠角度來看，如果不對文檔進行有效管理的話，輕者就是導致文檔的丟失，重者甚至會對公司造成不必要的損失。正因為這樣現在有越來越多的公司開始使用文檔管理系統。文檔管理系統的重要性也越來越顯著。
- 文檔管理系統方便員工查找文檔
文檔在經過長時間的演化，所衍生出來的附屬文檔也是數不勝數。這些文檔在處理的過程中會面臨很多問題，尤其是在查找的時候文檔如果被安置在不同的電腦中，對這些文檔進行內容查找所需要花費的時間是非常長的，而且在步驟上面也是相當煩瑣。但是現在有了文檔管理系統之后。你可以ꦐ通過檢索的方式進行快速搜索，直接搜索到你想要查找的文件內容。而且在文檔管理系統中會對不同的文檔進行不同的模塊劃分，且這些模塊之間有一定的聯系性，這樣就可以方便管理者進行一個有效的文檔管理。
- 文檔管理系統增強管理安全性
在登錄到文檔管理系統的時候，會需要使用到密碼。只有有相應權限的人才可以擁有打開這一文檔的通行證。在文檔安全管理的過程中，有了權限設置能夠保障公司機密✤文檔的保密工作。同時也能夠實現環保的功效，幫助企業實現無紙化管理。文檔尤其是重要的文檔，我們都害怕隨著時間的延長會出現丟失的情況。但是現在有了文檔管理系統之后再也不用擔心會有文檔遺失情況的發生。
文檔管理系統的存在有很大的重要性。對于一個想要長期發展的公司來講，有了文檔管理系統之后不僅能夠方便他們進行管理，同時也能夠保障重要文檔的安全性，可謂是一舉兩得。
