自從電子檔案管理系統出現以后，便為各大企事業單位的現代化管理提供了完整的解決方案，它可以滿足電子檔案的移交接收、長期保存、♉共享利用，與此同時在安全性方面上也相對卓越，所以在這一系統的幫助之下，人們的日常工作才變的越來越便捷。
檔案移交接收。擁有檔案之后，極有可能會與其他負責人擁有往來關系，如果需要完成交接過程的話，需要大家謹慎操作，因為不小心泄露他人檔案后，極有可能會造成不可挽回的損失，這種問題一旦出現，作為負責人的自己，就有可能會毀滅掉未來的前程，所以為了避免這類問題的出現，越來越多的人都開始使用專業化的電子檔案管理系統。在整個信息傳遞過程當中拒絕第三方介入，可以快速完成信息傳遞工作，但是卻不會出現任何的泄露現象。
長期保存。如果打算長時間保存某些檔案的話，是否有可能會丟失呢？在此之前，人們也曾經接觸過許多同類型的產品，事實證明這些軟件看起來不錯，但是卻只能夠進行檔案以及文件的臨時儲存，超過一定年限后并會丟失，但是電子檔案管理系統已經經過了反復的審核和認定。實驗結果顯示，即便在里面儲存了很ཧ長一段時間，也不會出現信息丟失等問題，所以大家可以放心使用。
共享利用。有時資料是需要進行共享的，頻繁進行共享會耽誤大量時間，電子檔案管理系統可以為大家提供專業平臺，大家可ಌ以將待分享的資料全部上傳到固定平臺上，但凡是登錄該平臺的業內人士♈，都可自行下載。對于下載的次數并未做任何的限制，所以總能做到人人有份，而且下載效率向來很高安全性高。
其實在真正使用了電子檔案管理系統之后，人們才意識到它的安全性質有多高，每次使用和查看時都需要輸入密碼，同時還要完成ܫ身📖份的驗證。如果輸入的密碼是錯誤的，或者認證工作并未通過，那么大家沒有任何權利去完成接下來的一系列操作。
