擁有了一套文件管理系統，就是擁有了智能化文件處理工具。通過這套系統，可以將手中所有的資料整理一番，只💞要前期工作做精做細，后期就可以省去大量檢索時間、傳輸時間以及整理時間等。文件管理系統確實方便，只不過在使用的時候還是要把握幾項原則，這樣可以把文件整理工作做得更好。
文件整理原則是什么？整理文件并非將所有文件一股腦全部整理到文件管理系統中就算成功。當文件數量比較大的時候，管理它們就要講究一些技巧。首先，可以給自己的文件列一個清單。這個清單中包含🌼文件的各種屬性，比如按照事情的輕重緩急進行分類。這些文件有的需要近期處🌺理，有的需要延期處理，有的并不需要處理。按照清單的順序進行整理，它們分門別類地上傳到文件管理系統中，達到提高工作效率的目的。還有按照文件所屬部門列清單的情況，這樣便于后期為各部門員工用戶設置文件使用權限。其次，整理文件的原則是要有明確的指向性。就是，該文件允許哪些部門，哪些用戶閱讀，允許哪些人借閱等。可以在文件名或者關鍵詞中標注出來。這樣會使后續的工作量減少至少一半。
另外，文件管理系統使用原則之三是要有一個非常明確的目錄。目錄和清單不同，后者就是將所有文件名、關鍵詞列舉出來。目錄的內容更加詳盡，這里可能會出現一些二級或者三級文件。🎃每個文件對應相應部門的職責，有的目錄按照文件有效性進行分類，這樣也很容易對文件進行整理。文件的整理方式有很多，而這三條整理原則非常重要。如果完💛全沒有規劃，直接對文件進行處理，可能會給其他人遺留很多工作。企業中存在人員流動的現象，工作交接做不好會影響進度。如果能有一套行之有效的文件管理方案，并嚴格執行的話，那工作交接起來就變得輕松。在文件管理系統中的所有文件都可以重新啟用，換人不換原則，工作才能持續穩定進行下去。
