企業里都有涉密文件，包括一些財務報表、合同、技術資料等。這些資源是公司的財富，不可泄露，也不可輕易轉接。保存在某一個負責人那里，可能會出現丟失、外傳的情況，而將其保存在文件管理軟件🎃中，除非管理人員，其他人沒有權限閱讀和使用。涉密文件包括電子文件和紙質文件兩種，其中紙質文件保存期短，擺放雜亂不容易查找，而電子文件不占空間，想什么時候使用都可以調取。
在文件管理軟件中保存涉密文件的時候需要注意這些問題：準確設置權限，非領導者不能開啟或者借閱；存放特定空間，設置特定密鑰；保留調取記錄，方便信息回溯。公司的管理者擁有文件管理軟件最大權限。登錄管理員賬號之后，可以給其他人員分配權限，包括角色管理和部門管理。每個部門的人員只可閱讀本部門的資料，或者查詢企業的公🀅開資料。每個員工有自己的本職工作，他的角色可以在文件管理軟件中體現出來。在角色授權中，將用戶可以閱讀的欄目勾選出來，那該人員就只能在界面中看到這些欄目，其他內容被隱藏。涉及公司機密資料，一般員工無法觸及。在文件管理軟件中可以特意添加一個文件夾或者欄目來存放比較重要的資料，然后在為其他人開設的權限中不包括這個欄目就可以了。即便是公司領導使用文件，也只能借閱，不能留存，這樣就不會出現文件丟失的情況。
登錄管理員賬號，可以查詢資料借閱或者下載情況。涉密文件的調取、使用，都在歷史記錄中體現出來。所有如果出現一些意外情況，可以很快鎖定操作人員。這方面，紙質文件的調取與使用就很難留下痕跡。文件管理軟件的安全性值得信任，它采用體系化文檔保護策略，不僅牢牢保護涉密文件，一般文件也在它保護范圍之內。重要的是，想要在若干文件中找尋想要的內容也非🅰常方便。文件管理軟件中有搜索功能，通過輸入文件名或者關鍵詞就可達到目的。
