好不容易整理好的文件，存儲到文件管理軟件之后，如果不小心被鎖死，那就會帶來൩損失。有的軟件確實時不時給用戶帶來這種刺激，著急時候打不開想要的文件，這種痛苦沒經歷過的人是不懂的。再次選擇文件管理軟件的時候，一定要謹防這種情況發生。其實，不管使用什么軟件存儲文件，都不要將違規的文件混入其中，這種情況很容易導致系統誤鎖誤刪。對于用戶來說，要擦亮眼睛，給自己的文件找一個好的棲身之所。
將文件存儲到云帆文檔種，可以隨時查詢操作日志。后臺有權限的用戶可以知道這份文件被閱讀的次數，被下載的次數。文件可以被什么樣的人使用和下載，在文件管理軟件中都可以設置，這樣就可以防止有人惡意下載或者惡意使用。通過設置，還可以對存儲資料進行加密和備份處理，這樣就是文件不小心丟失也能重新找回，重新上♋傳。文件安全性得到保障，用戶就不用擔心自己的文件會被鎖死或者刪除。管理人員可以通過文件管理軟件對各文件實行分層管理，實現資料科學化管理。管理者手中有自己的數據庫，他可以選擇將這些資料公開，也可🌸以選擇隱藏或者刪除。
除了防止文件丟失外，文件管理軟件還具有關鍵詞檢索、知識問答等板塊。通過檢索可以直接進到想要的文檔中，查找想要的資料更加輕松。知識問答板塊的設置主要為了方便企業人員的交流。同樣，問題可以檢索，答案很快就能獲得。很多企業使用文件管理軟件的目的是讓員工可以更快找到想要的資料，大家可以在同一平臺中分享資料。只要有了訪問IP，隨時隨地都可以查找資料和下載資料。有人擔心文件存儲在這里會有安全方面的問題，其🥂實在這個文件管理軟件中有文件防擴散體系，可以保護文件不被無關人員使用。用戶還可以設置文🌞檔的存儲時間，超過這個時間，文件就會自動撤銷分享。在線文檔還可以編輯修改，當然只有獲得權限的用戶才能進行相關操作。
