隨著信息化建設的進步，相關企業為滿足辦公現代化的需要，積極地構建滿足企業發展的文件管理系統，實現文件管理的高效化、標準化。在文件管理系統構建過程中，除了能夠應對復雜的文件管理工作時，還需要注♑重突出功能的豐富性，即需要滿足一定的功能標準，從而才能🎃夠真正地做到文件管理過程的高效與安全。
2021 年 6 月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，指出在“十四五”期間，文件檔案工作亟待數字化轉型，提升文件檔案工作的治理與服務能力。由此可以看出，從企業長遠發展來看，文件管理系統的建立是企業轉型變革必要的路徑之一，正是基于文件管理系統ܫ的建設，才能夠提升企業辦公管理的信息化水平。
目前，我國政府對于文件管理系統的功能標準制定了詳細的規范，其目的就是為了能夠給予企業一個完善的建設指導。在最新的文件管理系統管理規范標準中指出，文件管理軟件與系統需要支持多次的文件遷移與輸出，這就說明，文件管理系統的設計與構建，不能單一地突出文件的保護，還需要實現文件的可追溯性，即能夠支持使用者對文件進行查詢與導出，也需要💧對使用者對于文件訪問與使用的記錄進行追溯保存。
除了能夠實現文件可追溯性之外，文件管理的安全性也非常重要。在文件管理系統中，信息安全方面也具有較強的信息技術支持。比如企業所構建的文件管理系統中，會根據文件的保密級別，設置防寫只讀、防火墻、身份認證和密鑰加密等常規安全技術。對于一些重要的單位機構，文件系統中還會加大使用包括簽署技術、生物識別技術、操作系統安全內核技術等更多安全技🍒術。
同時，為保障控制一些保密信息的流通范圍，文件管理系統可以有針對性地對不同的信息內容分別設置安全級別。例如，對于機密信息，可設置不同的查閱權限，可以▨采用加密技術、PKI技術或者生物識別技術，保障數據的機密性、完整性。
