在使用電子文件管理系統之前，人們想要查找一個文件，需要利用電腦的查找功能。只有輸入與原文件名一模一樣的詞語才能準確找到目標，有的時候，同名文件眾多，還需要打開每一個檢索結果，逐次查詢。這不僅浪費了大量時間，結果還不見得盡如人意。有的時候，因為一個字符的差異，這個文件就很難找到。如果使用電子文件管理系統的話，情況就完全不同。在管理文件的時候，先給文件標注一個簡單容易記憶的關鍵詞，然后將其放置在特定目錄之中。后續使用🌸的時候，依靠這個關鍵詞就能找到文件，使用文件。
電子文件管理系統將以網頁或者小程序的形式存在，不會給用戶的電子設備帶來任何內存負擔。操作上也非常簡單，只需要登錄ip地址，進入個人賬號中，就可以輕松完成文件管理。它對電腦工作者非常友好，對手機用戶也大有裨益。云帆互聯這款文件管理系統，可以是實現多種格式、無限層次文件結構。不管是手機還是電腦，在瀏覽的時候都能完整展現文件。在文件管理系統中檢索文件將很快找到目標♓，它采取精準檢索辦法，精確到文件的具體內容，文件的屬性等。要想使用文件還需先獲得權限。在管理系統里，權限是打開文件的鑰匙，企業中一些不為外人所知的機密文件可以設置權限，只有管理層人員有機會使用，這方面功能可以保護企業隱私，防止重要文件外泄。
使用電子文件管理系統前后，工作效率有很大改變。以前需要多人辦成的事，現在使用一個文件管理系統就夠了。它集文件存儲、文件編輯、文件共享等為一體，幾乎可以滿足企業辦公中需要的各種文件管理功能。文件管理系統中的文檔在線預覽功能太棒了，若是找到一個文件，不知道是否為自己所需，可以先預覽一下，確定好再去下載。🎃遇到手機內存不足的情況，可以完全在線使用，無需下載。
