文件管理系統可用于創建、發布、查看、銷毀以及如何刪除或保留文件。設計良好的文件管理系統有助于更輕松地查詢和共享文檔信息。它以邏輯的方式組織內容🎶，并使整個企業易于創建和呈現標準化內容。其可以幫助組織滿足其法律需求，使知識管理達到最小化。它指定了文檔生命周期每個階段的特征，從模板創建到文檔創建、審閱、發布、審閱以及最終銷毀或歸檔。
如今，許多人需要使用文件管理系統。隨著社會的發展，越來越多的信息流入人們的生活，這些信息很容易忘記，因此需要記錄在不同的文件中。因此，擁有一個文件管理系統非常方便。文件管理系統包括文件操作，如搜索、復制、移動、重命名、刪除等功能。易于使用的文件管理系統可以幫助節省辦公室學習時間，并快速解決一些棘手的文件處理問題。 文件管理系統主要用于管理✅一些常用的文檔和其他信息。對于企業來說，文件是重要的知識資產。在企業中，文件一般以電子文件的形式存在，如Microsoft Doc格式、xls格式、PPT格式、PDF格式、純文本Txt格式；這些文件可能是流程性質的，也可能是公司正式發布的。它們可能處于準備階段，也可能已存檔，無法修改。
文件管理系統可以通過web瀏覽器找到并獲取所有文檔。并為具有不同權限的人提供不同ꦡ級別的文檔。更重要的是為每位員工提供個性化的知識信息門戶。授權領導可𓆉以根據其業務需要創建文件夾，并可以為此文件分配權限。
文件管理系統主要特點：支持反向授權，禁止組內特定成員用🌟戶的權限；具有文件保密控制功能，保護核心文件；完整的文檔操作歷史記錄；提供強大的全文搜索和關鍵字查詢功能；可以搜索office中的文本、PDF、XML、HTML、txt和其他文檔；靈活的流程配置和自動審批流程管理；靈活的審批流程配置支持不同的審批方式；按部門和人員支持不同的流程配置；嚴格按照審批規則進行文件發布和權限申請；多消息提醒功能；待辦事項提示和桌面顯示；共享和返回文件的消息提醒。
