“無紙化”辦公已經成為企業辦公管理變革的主要途徑，無紙化辦公不但可以提升環境監測實驗室工作效率，還可以減少紙張使用，增強工作人員環保意識。目前網絡技術、終端設備功能和普及程度、軟件開發、建設和上網成本、信號覆蓋范圍等方面取得長足進步，為實現文件管理軟件的開發與應用提供了良好的硬件環境。
電子文件管理軟件涉及的活動主要包括通過軟件系🍨統進行查找文件、基于軟件系統進行上傳與存儲文件、審核文件、刪除文件、備份文件、用戶和文件權限設置等。在文件查找方面，用戶只需要輸入相關的關鍵詞，就可以鎖定文件的相關信息，從數據庫中為用戶調取出對應的文件。同樣，在文件上傳與存儲過程中，文件管理軟件支持文件的批量存儲，并且可以根據存儲時間、相關的關鍵詞信息進行文件的自動化分類，實現文件管理的科學化與規范化。
為了實現企業內數據文件信息的安全性管理，文件管理軟件支持使用者對不同的文件內容進行授權，可通過文件管理軟件中的權限設置來進行。權限設置分兩部分，♋一是用戶權限設置，二是文件管理權限設置。通過權限設置，按照管理體系中相關要求，明確每個用戶的角色，如授權電子文件審核人、電子文件管理員、哪些是經授權的文件使用者等，甚至具體到哪些文件或文件夾可以授權瀏覽、下載、打印等。
與常規文件存儲方式類似，文件管理軟件在一定程度上也存在較大的管理安全風險，比如一旦網絡或服務器遭到攻擊或破壞，所有信息存在丟失的可能，會給企業造成不可預計的災難，所以信息安全尤為重要。為了規避電子文件損壞，以及存✃在一些攻擊病毒，電子文件歸檔前，文件管理人員需要對電子文件的真實性、完🌊整性和有效性進行核實，并確保無病毒。
總的來說，與紙質文件的管理方式相比文件管理軟件具有一定的高效性與靈♛活性，基于信息化系統可以實現文件管理的自動化分類、快速檢索等諸多功能，實現文件的高效化管理﷽。
