電腦文件是企業日常生活中必不可少的一部分，文件的管理、保存工作是非常重要的，它能夠方便我們日后對文件的查閱和管理。而在對文件進行管理、保存的時候，文件管理系統可以起到一定的功效性。文件管理系✨統的主要作用是什么？它的實用性與否，現在就讓我們進行一個簡單的了解。
集中存儲功能
文件管理系統從它的名字當中就🅺可以知道它是將文件進行集中性的管理，并且需要對所有文件進行集中性的存儲。一個公司設立一個統一的集中存儲中心，這樣就能夠節省不少的人手。同時連接各大部門的紐帶，加快應急反應體系，從而方便各大部門及時進行信息的查閱。而在整個集中存儲的過程中，文件管理系統也會設置相應的權限管理設置，以防跨部門資料查閱。任何人想要查閱資料的話必須要有密碼權限。通過后臺系統化管理，文件管理系統可以有效的控制用戶的管理、瀏覽、訂閱、編輯以及下載等操作。
檢索方便，查詢有記錄
文件管理系統在管理文件的過程中會對文件進行命名，保障每一份文件都有獨立的名稱。同時它還設立了專門的檢索功能，只要你是通過關鍵詞進行檢索還是采用全文搜索，都能夠在大批量的文件當中迅速的找到你想要的那份文件。但凡是在文件管理系統中查閱資料的或者是在系統中下載資料的，后臺數據庫都有記錄。可以起到一定♈的監控作用。不單單如此，對于重要的文檔，文檔的作者和擁有管理權的用戶可以將文檔鎖定起來，避免文檔被隨意性的修改。當文檔需要解鎖的時候也可以隨時進行解鎖，非常方便。
充分保障文檔數據的安全性
文件管理系統可以充分保障文檔數據的安全性。系統會對所有的數據庫進行備份以及完整數據備份，這樣可以起到雙重保護。在操作過程中系統可以設定備🍸份時間，只要到時間后即可進行備份。自主性強，安全🐽性高，完全值得企業去選擇。
