大數據時代，資源能否共享成為企業發展至關重要的因素。重要數據以電子文檔的形式存儲在安全性強的地方。有專門管理的人員處理這些文件，實現統一管理、統一調配，便于分享。功能強大的文檔管理系統幾乎可以幫助企業做各種與文檔管理有關的工作，它保密工作到位，隨時隨地響應操作者的指令。
為了達到更高的辦公效率，企業員工之間要通過一些辦法實現資源共享。通過社交軟件分享資料會有時間延遲，有的時候文檔過大，還不能完全傳輸。即便成功接收，文件接收者還需要對文檔實行二次存儲，既占空間又不利于文檔搜尋。文檔管理系統主要能做到靈活控制資源共享。能公布出來的文檔，直接將使用權限打開。保密的文件，為其設上密鑰，誰也不能在不征得文檔所有者同意的前提下私自下載。文檔被共享之后，會有相關的提醒，比如文檔的閱讀量、下載量等。通過這個回執，用戶可以明確之后自己分享的文檔有沒有被對方接收到。企業內部文檔可以自由分享了，那各部門之間的聯系就變得🔯更加密切。通過這樣一種方式完成文檔管理省時省力。
文檔管理工作是個細致活，不同文檔有不同的屬性和需求。文檔管理系統允許用戶為每一份文檔設置不同的使用權限和下載范圍。這樣系統中不同角色用戶就會享受不同的權限。在這里，管理人員將有較大的權限，他可以負責統籌文檔管理，下面還有部門以及各部門負責人，他們專職于自己部門的文檔分享和管理。通過這樣的設置，可以控制用戶查看、下載文檔的權限，從而使企業機密文件得到很好保護。文檔管理系統的優勢還在于，它可以隨時隨地查閱資料。如果硬盤不方便攜帶的話，那就直接拿出手機來下載資料，它成為人們移動辦公的重要🐼依靠，它解決了企業文檔管理困難的問題。
