面對日益復雜的生產管理形式，以及應對復雜多變的市場環境，文檔管理系統經受住了海量文檔移交、流通、存儲和利用的考驗，實現了文檔業務的信息化、自動化。
基于文檔管理系統的構建，可💫以實現文檔管理的高🎀效化、科學化，即能夠實施統一的標準化的文檔信息的管理，包括統一的入口、統一的文檔元數據標準、統一的流程引擎、統一的文件庫和檔案庫。不同文件檔案的集中管理，非常有利于文檔集中處理、跟蹤和質量管控。
從企業文檔管理發展實際來說，企業工作者在工作過程中，會產生大量的電子文檔。一些電子文檔再次編輯更新之后，沒有及時地對源文件進行覆蓋刪除，文檔存在著重復等現象，導致部門內部文檔信息繁雜、冗余。對于傳統的電子文檔管理，需要由專人對文檔進行管理分類以及存儲。基于文檔管理系統的構建，可以實現文♉檔分類整理過程的自動化與智能化，其能夠結合文ౠ件的類型進行統一分類管理，有利于企業文檔管理效率的提升，且也可以方便企業用戶隨時地調用企業內部文檔信息。
對于企業管理來說，其內部部門分工較為明確，不同的部門每天都需要流轉大量的文檔信息，傳統的文檔管理方式，對文檔的共享與傳播過程并不友好，一方面文檔信息的發布可能會受到傳播范圍的限制，另一方面，文檔信息獲取的不及時，不能夠實現隨時隨地進行信息共享。企業所構建的在線文檔管理系統，可以實現對文檔內容的集中管理、集中🧸發布，企業內不同部門的員工可以根據個人部門所屬以及權限，對相關的穩定信息🌞進行獲取。
除了能夠保障文檔信息在傳播、流轉過程中具備高效的優勢，在企業文檔信息管理過程中，規范的文檔管理系統，也可以保障文檔信息存儲的恒久性以及安全性。與紙質文檔保存相比，在線文檔系統內文件不容易損壞與丟失，且可以通過數據加密、權限設置等方式，最大限꧟度地保障文檔系統的安全性與穩定性。
