越來越多的人開始使用公文系統，該系統可進行文件的綜合管理，支持各種形式的文檔，而且系統內部本身就擁有著較大的存儲量，倘若要把信息全部都存儲在系統內部，基本上是沒有任🐷何問題🙈的，由此可見，選擇專業化系統至關重要。
系統運行時會牽扯到安全性，這是大家需要關注的第一大問題，如果電子文檔可以隨時被陌生人所查看的話，極有可能會出現信息泄露的現象，真正符合要求的系統可以進行保密處理，在發送文件之前，發送人可以設置密碼，接收者必須要൩在輸入密碼的情況之下才可以查看文檔，所以給文檔設置了保護鎖，可以成功保障電子文檔的安全，同時也可以防止非授權訪問。不僅如此，不少系統還要求大家在查看文檔之前親自簽名，系統會自動根據親筆簽名來進行身份的辨別，這類軟件可以使信息管理🅠變得更加簡單。
在進行企業運營🐻時會出現大量的信息，如果想要將這部分信息妥善保管，恐怕是一個大工程，紙質版的信息雖然也擁有很高的🌠參考價值，但是這部分資料一旦被遺失恐怕無法找回，損失照樣慘重。如果能夠把這些紙質版信息進行備案，并且存儲在系統內部的話，那么就永遠不會丟失，即便不小心丟了，也可以一鍵還原，所以它對于信息的保護產生了積極的作用。
公文系統確實是一種非常常見的系統，它具有功能方面的可拓展性，這里擁有各種附屬功能，大家可以隨意添加。如果對于某一功能提出較高要求的話，也可以在線完成功能的ꦐ修改，實現功能優化不是難題，整體的靈活性還是比較好的。
現如今的公文系統可以任由🧸大家完成數據結構的靈活定義以及部署，如果大家認為，其中的某一數據的格式不是很符合要求的話，也可以隨時進行修改，修改之后的文檔可自動保存在系統當中，下次使用的時候便可以直接將它調取出來，方便了日后工作。
