這個社會正在不斷的信息化，紙質版的知識資產現在早已轉變為電子版。電子文檔管理系統也成為一種必然的趨勢。與傳統紙質文檔的管理相比，電子文檔管理系統有哪些優勢呢？
以往也有一些電子文檔管理，使用電腦、U盤等等來存儲這些電子文件，但是仍然會出現存儲設備損壞，導致文件消失的情況。也有很多的文件，最后可留存在電腦和硬盤里面，但是沒有進行歸類保存，管理資料也很容易丟失。電子文檔管理系統能夠確保電子文檔不會丟失。
電子文檔管理系統ไ出現之前，在企業的電腦上面有很多的電子文檔，使用的時候需要在U盤上面逐一查找，非常的麻煩，這樣會影響企業的工作效率。電子文檔能讓文檔存放更有序，查找起來更簡單。
與傳統的文檔管理模式相比，電子文檔管理系統對于權限的設置⭕更嚴格，這樣才能夠確保電子文檔的安全有效。✱查看的人不同，設置的權限也不同。有些人只有查看權，有些人不能查看也不能修改，在加密技術上比傳統的文檔管理模式更先進，這樣能夠保障電子文檔的安全。
企業要發展，總是會有一些合同、方案等等，而這些合同方案是需要不同級的領導來逐級審批的。如果在線下傳遞這些文件非常的費時間，而且在傳遞的過程中可能會造成資料的損失或者是遺漏。使用電子文檔管理系統之后，所有的審批程序都在系統中完成，可以提高企業的工作效率，使用起來簡單又方便。
越是大型的企業，電子文檔就越多，一旦丟失可能給企業造成非常大的損失。使用電子文檔管理系統能夠確保電子文檔不會丟失，想使用的時候還能很快的找到電子文件。在使用過程中，由于電子文檔管理系統的加密程序更嚴格，也不ꦿ會出現一些誤差的情況。文件在審批的過程中會節省很多的時間，因為不需要再層層傳遞。電子文檔管理系統也正在成為各個企業的新寵。企業要發展，就必定要使用一些新的信息化的產品來幫助管理這個企業。電子文檔管理系統讓企業的文件變得有序高效。
