在此之前為了能夠更好的進行檔案管理，因此大多數的人都會選擇實體方式，打印出來的各種紙張一旦存儲不當，即有可能會損失慘重，因為在使用普通存儲方式時，的確出現了大量的問題，自從選擇了檔案管理系統之后，便成功解決了這些較為常見的難題。
實體檔案遭受強光直射，紙的表面容易發黃發硬易破碎。這其實是最為常見的一大弊端，傳統的存儲方式并不是不行，只是幾乎所有的紙張都有可能會面臨著這一大難題，在存儲于一般環境后，極有可能會出現類似問題，而且這種反應是可逆的，時間久了之后，上面的字跡就變得不再清晰了，而專業的檔案管理系統正好解決了這樣的難題。
不通風的環境里空氣濕度不斷加大，紙張會變得模糊或者霉變。在一些相對潮濕的環境當中，的確有可能會出現類似的問題，而且空氣濕度是很難被控制的，如果空氣濕度偏高的話，極有可能會使得周圍環境變得過于潮濕，將紙張存儲于潮濕環境之下，問題自然也就出現了。但是自從使用了檔案管理系統之后，類似的問題便被成💜功解決，至少對于存儲空間方面并未提出太高的要求，在整個存儲ꦛ過程中，幾乎不會對周圍環境產生任何的硬性要求。
在高溫環境下，紙張壽命會變短。或許就是在這種問題的影響之下，很多人直接選擇了檔案管理系統，這款系統可以匯總大量的信息，并且避免儲存問題的出現。其實這是一款看不見摸不著的東西，但是ಌ與手機或者電腦連接之后，卻可以出現在大家的面前，而且在用于存儲資料時，也基本上不會受到任何的影響。
既然現在的檔案管理系統擁有著這么理想的口碑，那么毫無疑問，這款產品的功能性注定是足夠強大的，傳統型的存儲方式已經漸漸的被淘汰掉，或許就是因為傳統型產品要求，大家被迫面臨許多問題，而且這些問題難以💯被解決，因此人們心中的天平才會慢慢的朝著電子化設備傾斜。
