在用戶使用文件管理系統的時候，也是有📖多方面要求的，只有真正滿足了要求，才會讓用戶真☂正的滿意，首先一個方面的要求是安全性，因為使用這種系統的往往都是公司和企業，如果是沒有安全性，就有可能造成企業機密外泄，這是很大的危險，所以需要滿足這方面的要求，但是這也需要讓系統服務商有更好的實力，只有更好的技術之下，才會更好的保護客戶文件。
這種文件管理系統除了要有安全性✱之外，還需要滿足方便性的要求，如果是操作界面過于麻煩，就會提高用戶的操作技術成本，需要對操作人ꩲ員有相應的培訓。其實這也在于系統服務商的設計，有些系統服務商就重視設計，能讓用戶端的操作更為簡單，一者是在菜單上有很好的優化，而且在各種設置上也更為簡單，但是在行業之中，并不是每一個系統都是這樣的。
而且對這種文件管理系統的使用中，也會有權限上的要求，往往是一個文件，就要讓不同級別的人看到，如果是一個系統沒有權限級別的設置，也是難讓用戶滿意的，但是想要讓系統的操作及查看權限有級別，也就要讓系統服�꧒�務商有更好的技術處理，有些系統服務商的權限分級很好，但是有些也就沒有合理性了，一般情況下，還是老牌系統服務商更有優勢，因為他們有經驗，知道用戶對操作權限的要求。
再有一個方面就是大型文檔的同步技術，這也是用戶對文件管理系統的要求，隨著現在的企業越來越大，業務上的文件也越來越大，只有真正符合了這一點，才會讓用戶使用中更有優勢。整個行業中這種同步技術也是有差異的🦩，雖然也都能同步成功，但是卻有延時性差異有，有些幾乎就是零延時，這樣也就能異地修改，有些有同步延時的系統，就會讓用戶的使用難以滿意。所以用戶在選擇這種系統之時，也需要進行全方面的審視，要對系統服務商的實力及經驗進行了解。
