隨著信息網絡技術的快速發展，電子文件管理系統在各個領域的廣泛應用，基層單位ꦑ的工作人員每天需要處理大量的電子文檔。在此我們將對這一問題進行簡要的分析和探討，希望能為基層單位檔案管ꦿ理人員提供切實的參考措施。
- 建立嚴格的電子文件歸檔制度
所有基層單位在紙質文件歸檔方面都有比較成熟的經驗。如何完善電子文件的管理和歸檔，首先必須建立嚴格的管理制度，以保證電子文件管理系統管理機制的有效運行。電子文檔的特殊性在于來源廣泛，內容ܫ復雜。單靠檔案管理人員很難對電子文檔進行有序的整理和收集歸檔。因此，有必要以國家相關法律法規和行業標準為基礎，建立電子文件管理系統。
- 完善電子文獻流通平臺
電子文獻流通平臺和歸檔網絡信息平臺的完善是當前實施電子文件管理系統歸檔的基礎。從信息化建設規劃入手，特別要抓好電子文獻流通信息化工程的建設。在項目的具體建設中，根據過程中各個環節的需求，在進行系統分析后進行功能設計，重點開發相關的數據接口，保證不🌳同數據格式文件之間的自由切換，保證所設計的系統在有文件需要歸檔時能夠控制不進入ꦆ系統的過程。
3.注重電子文檔的收集
電子文件形成單位應當收集電子文件。為保證文件收集過程在可控范圍內，從項目啟動時就指定專人負責，并按過程實時記錄。為了保證電子文件管理系統電子文檔的真實性和有效性，需要采取防偽、加密、備份等措施。
- 注意電子文檔的歸檔過程
對電子文件管理系統文件歸檔整🍃理要求的項目，應在項目竣工后及時對有價值的電子文件進行整理和保管，合格的電子文件移交檔案管理部門。
- 提高管理人員的業務能力
積極組織檔案人員學習相關專業知識，使其掌握電子文件管理的相關知識和實踐技能，促進其了解電子文件管理系統相關知識。
