企業日常辦公過程中有大量信息資料需要處理，在傳統辦公方式中，一般會采用紙質文檔的存儲方式較多。隨著信息化建設的推進，企業的辦公技術不斷成熟，電子文件作為信息載體的占比也越來越高，如何對其進行有效管理，提高辦公效率，是各個單位面臨的重要問題之一，文件管理系統的出現，為企業文件管理效率的提升以及管理安全性的提升提供了一定的支持。
基于文件管理系統，企業內的員工可以將個人電腦上的公用電子文件全部轉移存放到系統平臺上進行管💛理，系統平臺提供傳輸效率高、穩定性好的文件訪問服務，進一步提升了文件的存儲以及管理的效率。
文件管理系統的本質是實現文件的高效存儲、分類管理。因為在文件管理系統中會根據不🍸同管理人員的層級進行訪問權限的設置，確保相關文件的安全性，如對于一些企業機密信息，僅有企業高層管理者具有訪問權限，而對于一些通知類文件，則全員都具有訪問權限。
基于文件管理系統，可以通過數據加密、數字證書加密等方式，確保文件存儲的安全性。與傳統紙質文件相比，信息化的文件管理系統的存儲功能具有๊智能化、輕量化的特點，電子文件管理系統，無需占用大量的空間進行文件的存放，僅僅需要通過服務器的構建以及數據云平臺的搭建，就可以滿足企業大容量文件的存儲需求。
針對于文件修改以及查詢狀態的追溯，文件管理系統可以對系統內存儲的電子文件操作記ꦬ錄提供查詢， 例如當用戶打開文件需要有記錄日志， 修改文件都會有歷史版本可供隨時查詢，便于相關文件管理人員對文件的管理狀態進行全面的掌握。
在企業文件管理系統運行安全性管理方面，為規避網絡攻擊、文件信息的泄漏，整個系統設計為一個獨立的局域網，與其他網絡進行物理隔離，并設定網絡安全防護措施以避免未授權的♏網絡客戶端對系統進行訪問造🗹成資料外泄。用戶訪問或編輯文件時才登錄服務器，這樣最大程度上保證了文件的安全性。
