站在企業的角度來說，使用文檔管理系統的時候，都希望它有很好的方便性，當然，這種系統的方便性也是有前提的。首先就需要讓系統服務商有很好系統研發能力，這種系統在服務中也是需要研發的，如果是在研發之時沒有很好的設計，也就會讓方便性有所下降，🙈比如說用戶端的設計沒有合理性，菜單沒有優化，也或者是界面過于復雜等等，都會造成使用中的麻煩，在整個行業之中，這方面是有很大差異的。
有些用戶端正是因為設計不合理，讓企業在使用文檔管理系統的時候有了很大的麻煩，不但提高了操作人員培訓費用，而且也耽誤了更多的時間。當然，這種文檔是不是有方便性，也在于操作權限上的設置，其實這種文檔的管理系統不只是對文檔進行管理，也要對文檔進行操作，而這也就需要在ꦉ操作中ꦓ有不同的權限，有些是有修改和操作的權限，有些是只有閱讀的權限等等，如果是這方面不合理，也難有操作中的方便性。
而且在這種文檔管理系統中，也會鑲嵌很多文檔類的軟件，軟件♒是不是符合操作習慣，也和方便性有很大關系，有些軟件在設計不合理，也會因此影響🐭到方便性，而且當這種系統沒有更好的兼容性之時，也會讓它的方便性下降，對于文檔類的軟件來說，不同的人會有不同的使用習慣，會有不同的軟件，如果是系統不兼容，也會因此讓它的方便性有所下降。
當然，這種文檔管理系統想要提高方便性，除了要有更好的技術之外，還需ꦉ要有更好的硬件，因為這種系統是通過云端來完成的，連系統帶給用戶的文檔都是在服務商服務器上運行的，如果是服務器的環境不好，空間太小等等，都會有相應的影響，因為無法放置更多的文件，就會因此影響到用戶的方便性，所以在整個行業之中，往往是大型的服務商在方便性上更好一些，因為他們的硬件條件更🌄好一些。
