信息的載體有很多，信息以文字、圖像形式存儲就成了電子文檔，信息有具體的物理載體就構成紙質文檔。隨著數字化的發展，紙質文檔中的很大一部分逐步轉化為電子文檔，后者更便于存儲和傳輸。現代企業發展中，電子文檔管理貫穿始終，它是產品研發、生產、銷售等環節中重要線索。為了維護正常生產秩序，每個企業都要做好文檔管理，建設屬于企業自己的文檔在線管理系統，為企業今后發展，甚至轉型奠定基礎。
為何要用文檔在線管理系統替代傳統人工文檔管理系統呢？這是因為在線管理系統更智能、更效率。文檔管理系統可以將成批的文檔按照規范進行整理，可以協助用戶輕松訪問文檔、編輯文檔。更有一些文檔在線管理系統還具有一定擴展性，可以根據用戶需求增加新功能。各部門之間處于協調合作的狀態，同時他們又有獨立的賬號和權限൩。人工處理文檔耗時耗力，效果不佳，管理不當就會造成文檔失效。在線文檔管理簡化這個步驟，手頭上的工作量減少，員工就可以將注意力放到其他地方，開展更多業務，為企業帶來更多經濟效益。企業有自己的文檔管理規范，當人員出現流動的時候，這個規范在短時間內可能會有不能堅守的情況。文檔在線管理系統就不會出現這種情況，它可以起到監督、管理人員的作用。
沒有秩序的存放會使文檔的價值降低，而將文檔整齊規律排放有助于再次查找。企業中文檔類型豐富，將其完全以一種形式存放起來不合規則，且容易產生混亂。文檔在線管理系統中，完全可以將文檔按照同一☂路徑存放起來，同時又不會給用戶造成麻煩。主要因為文檔在線管理系統可以對文檔進行精細化處理，將文檔分類是促進檢索效率的關鍵。電子文檔相當于企業這個建筑的一磚一瓦，一旦搭建失誤就꧂可能出現嚴重后果。如果每次累磚的時候都嚴絲合縫，那就可以保證企業穩定發展，甚至加速發展。
