說起資源庫，大家會覺得這是一個非常需要技術才能創建的數字資源。但其實，有了公文管理系統，資源庫可以輕松創建，而且每個人都有機會使用這個資源庫。公司創建資源庫的目的是實現資源共享，實現各部門之間互通有無，可以完整整個🔜企業的管理體系。資源庫的重要功能是能精準檢索，在這方面公文管理系統就能給出答案。這里可以假設一個場景：
有十年歷史的企業，積累了非常多的公文資料。公司領導在查詢一些資料的時候不能及時找到它們。負責人員換了幾批，他們每人都有自己的文件管理習慣，逐個問去都無法獲知結果。還有一個剛成立的企業，它汲取上個企業的經驗教訓，認為公文這樣雜亂無章地處理并不科學，可能會為以后的發展留下隱患。它選擇使用公文管理系統來處理公文。這樣，公文就有了固定的存儲空間，不管負責人員換𓃲了幾茬，只要領導想看資料，隨時隨地都能在公文管理系統中找到。比較兩個公司，是否第二個公司更有先見之明？公文管理方面，短期內看不到它的成效，但是一旦做好管理，長期發展中益處多多。
還有的企業想為員工提供學習空間，通過公文管理系統不僅可♈以將重要文件分享出去，還可以將一些可以用來學習的文件發布出去，創建處于自己公司的資源庫。在資源庫中，各位員工可以瀏覽到各種有關公司發展的資料。在新員工到來的時候，公司除了要組織員工培訓之外，還可以通過資源共享的方式，將資料傳送到員工那里，幫助他們不斷成長。資源庫的創建還為了各部門之間相互合作。每個部門行使自己的主責，他們在發展中會有不同的收獲。有的大企業會要求員工隔一段時間做一份工作總結，這份總結就是分享經驗的資料。通過公文管理系統可以將這樣的資料共享給他人，讓企業之間形成強大的學習體系。企業想建電子圖書館的話，用公文管理系統也行，它支持多種格式文件的傳輸，它可以資料借閱。
