在起草文件和發件的時候，大家總要反復檢查，多次核定。交給領導的文件要注意格式，而領導接收到文件之后還需要再次審查，領導審批過的文件還需要下發給各部門。整個流程下來，文件經過多次傳輸，很有可能在其中某個環節中出了紕漏，文件丟失或者文檔內容不全等。這個時候就要使用文檔管理系統，它不僅可以加快文件傳送的速度，還能保證文件的完整和安全。
有的文檔在傳輸之前還要做特殊標記，比如應該交給哪個部門處理，哪個部門無需打開，哪些文檔是重要文件，需要在短期內反饋信息。給文檔做標記是一個很大的工程，當文檔數量較多的時候，人工處理文檔就會遇到障礙。文剛管理系統的作用是快速處理文檔，將文檔分門別類，為文檔設置權限，可以直接將它傳送到相應部門，免去各部門之間信息傳輸，領導也能很快看到文件，簽署文件。使用文檔管理系統可以設定文檔格式，在編輯文檔的時候，就可以按照模式進行，保證每一份文檔格式統一，內容有🦋效。文檔管理系統中還可以設置文檔的屬性，這樣查找文檔、編輯文檔就變得輕松很多。重要文檔可以上鎖，非管理人員不能閱讀。
套用模板，可以同時處理一批文檔，為其做好標記，設置相同的權限。如果是管理人員，那用文檔管理系統就太方便了，它可以文檔。這樣想找某個文件的時候就不同在電腦中到處檢索了，系統中可以直接調直接將通知下發到各個部門。部門負責人收到信息提醒之后，就會及時打開文檔，仔細閱讀或下載，同時將文檔分享給其他成員。遇到企業下發🌃什么最新政策或者項目的時候，用文檔管理系統也非常可靠。如✅果是公司的職員，用文檔管理系統可以存儲取，而且文檔內容完整呈現。文檔管理系統主要能快速管理文件，起草公文、整理合同以及保存檔案，它都能行。
