在各種文件類型中，音頻和視頻格式的文件所占內存較大，將其存儲在無論電腦還是手機中都會占用很大空間。如果手中有一些資料不愿意輕易刪除，手機或者電腦的內容又一度告急，不如試試文檔管理軟件，這里可以輕松傳輸音視頻，而且還能設置這些文件的使用權限，可以將它當作一個文件共享的平臺、存儲ꦬ資料的網盤，也可以設置成收𒐪費項目。
使用文檔管理軟件處理自己的音視頻資料，首先得獲得一個管理員的賬號。這個賬號擁有很大的權限，他可以傳輸文件到后臺中，可以設置音視頻文件的借閱權限，還可以進行用戶管理，為其他人開設新的賬號權限。進去管理首頁，可以直接看到用戶總覽和資料統計。這些統計圖將直接告訴大家，各種格式的資料占比多少。這個管理員賬號下又多少活躍用戶和新增用戶。大家還可以在管理首頁中直接添加資料，將音視頻傳輸到軟件里。添加音視頻文件的操作步驟相當簡單。找到資料管理模塊或者管理首頁，點擊添加選項，填寫資料名稱、分類、來源、關鍵詞，設置文件是否下載、能否借閱，然后選擇附件類型，將資料拉到上傳附件位置ᩚᩚᩚᩚᩚᩚᩚᩚᩚ𒀱ᩚᩚᩚ即可。
為了讓大家在查找資料的時候有更加直觀的感受，可以在這個頁面中上傳縮略圖。圖片由自己提前準備好，本地傳輸就可以。接著對資料做一個簡單的介紹，以便于在眾多資料中檢索資料更加簡便。文檔管理軟件中有一個非常有意思的功能，那就是文檔借閱。有的文檔不支持下載，卻可以在線閱覽，這個時候就可以開啟他的文檔借閱功能。借閱🐎時間可以調整，借閱的次數也可以設置。這樣一些資料就以這種方式分享出去。文檔管理軟件中的借閱功能類似于圖書館的借閱文獻服務，只不過這個功能是針對電子文獻，而非紙質文獻。電子資料比起紙質資料傳播性更強。通過這樣的方式，可以約定音視頻文件的使用權限，這𓃲樣自己手中珍貴的資源就不會直接被分享出去，企業中重要機密文件可以采取這種方式為員工提供服務。
