隨著計算機的普及和信息化技術的發展，企業內辦公流程中所運用的紙質文檔資料已經基本被電子化替代。隨著企業規模擴大和正規🌳化發展，企業內部文檔內容日益豐富、數量日益增多，但依然存在如下問題：首先，數量巨大的各類文檔分布在各個計算機中，眾多文件無法在企業內部共享。其次，在眾多文件中檢索特定文件費時費力；另外文件線下拷貝分發極其不便。
同樣，企業工作者在工作過程中，會產生大量🉐的電子文檔。一些電子文檔在版本更新之后沒有及時刪除，文檔存在著重復等現象，文檔信息繁雜、冗余。企業員工需要花費大量工作時間進行文檔管理，篩選有效的文檔信息。
為了能夠解決當下企業文檔管理階段的實際問題，相關的軟件服務商所開發的文檔管理系統為企業文檔管理效率的提升起到了支撐的作用。在文檔管理階段，文檔管理系統能夠發揮著很多實用的功能，如高效的全文檢索功能，可以助力相關工作人員快速地檢索到所需的辦公文檔；靈活分類的功能，可以促使企業內部繁雜的文檔內容得到清晰、規范的分類；精細的權限設置以及文檔防擴散體系，可以確保文檔的分享范圍確保一些高度機密的文檔內容不會被擴💫散。
文檔管理系統在實際應用階段，可以實現文檔內容的高效整理，即在文檔管理數據上傳以及編輯過程中具備高效的使用體驗。在文檔信息內容上傳過程中，文檔管理系統會自動地識別文檔內容信息、上傳時間等關鍵信息，用戶僅需要簡✱單地設置，就可以實現對相關的辦公文檔進行高效分類。
隨著智能化時代的到來，企業在文檔管理方面逐步實現了電子化，但較多的文檔管理內容也給企業的日常辦公運營帶來了一定的壓力，積極地投入高效的文檔管理系統，可以推送文檔管理工作逐步走向自動化、智能化以及安全化。
