資料從紙質版到數字版的轉換，不僅節省了存儲空間，還節約管理成本。像檔案管理就是一項需要技術的工作，管理不是簡單地將文檔放到一個文件中，而是需要分門別類，便于檢索查詢，同時還要保證檔案的完整性和安全性。利用文件管理系統可以做到這些，不需要人工分類，它能自動生成類目，可以幫助用戶整理好檔案類型，快速找到想要的資料。
檔案管理是門學問，管理恰當對后續的工作提供幫助。好的管理者能一眼看到文件的本質，能將這些數字化的文件放到合適的文件夾中。對于一些剛起步不久的企業來說，這樣的管理工作似乎不能很快上手，但是檔案管理工作又不能拖延，需要及時處理。文件管理系統提供文件導入、文件分類、文件檢索等服務🌄，這樣就不需要消耗太多的時間對雜亂無章的文檔實𓆏行分類了。在文件管理系統中還可以建設各種文件模塊，在上傳的時候，只需要將相應的文檔傳輸到該文件模塊中即可，這也算是完成了文檔分類。如果是已經做好分類的文件，直接上傳也是沒有問題的，文件管理系統支持上傳文件夾。
在檔案管理這塊需要多個部門共同操作，為不同職位的人設定相應的權限，大家可以在合適的時間里上傳手里的資料，再由檔案管理人員加以整理。在線文檔可以讀取、下載，也可以刪除、分享，這些檔案文件可以實現線上編輯和管理。檔案的安全性非常值得注意，將檔案傳到文件管理系統中，可以設置閱讀權限，非內部人員不可獲取資料。這個系統可以被當作網盤使用，當公司的員工出現離職或者退休情況的時候，可以隨時調取該員工的檔案，是采取隱藏處理還是刪除處理，就由管理人員決定了。這些檔案文檔都可以進行備份，也可以分享到其他部門。可以查詢操作日志，也可以管理下屬用戶賬號，確保資ꦫ料安全的同時，給檔案資料找到安身之所。
